نماذج بريد إلكتروني لطلب عرض سعر، جاهزة للإرسال إلى الموردين اليوم.
خمس رسائل لطلب عروض الأسعار تنسخها وترسلها كما هي: طلب أول لمورد جديد، وطلب قصير لمورد دائم، وتذكير، وطلب توضيح، وخطاب رسمي. تبدأ كل رسالة بسطر الموضوع، والخانات التي تملؤها بين أقواس مربعة.
كيف تطلب عرض سعر من مورد عبر البريد الإلكتروني؟
بريد طلب عرض السعر (RFQ) هو الرسالة التي يرسلها المشتري إلى المورد ليسعّر نطاقًا محددًا. الرسالة الجيدة تذكر ما المطلوب، وكم، وأين ومتى يجب التسليم، والشروط التجارية التي يُسعَّر عليها، والموعد الأخير للرد. تُكتب بحيث يستطيع المورد التسعير دون أن يسأل، ويُرسل النطاق نفسه إلى كل الموردين حتى تُقارن العروض بندًا بندًا.
كثير من النماذج يتوقف عند الرسالة الأولى. لكن رسالتين أخريين تحسمان النتيجة عادةً: التذكير للموردين الذين لم يردوا، وطلب التوضيح الذي يجعل العروض المتفاوتة قابلة للمقارنة. الرسائل الخمس كلها أدناه. وحين تطول القائمة المختصرة، يرسل PROCAI الطلب من عنوانك في Gmail أو Outlook، رسالة مستقلة لكل مورد، ويطابق كل رد على الطلب.
ماذا تكتب في بريد طلب عرض السعر.
سبعة أجزاء، بالترتيب الذي يقرؤها به المورد.
| العنصر | ماذا تكتب | لماذا يهم |
|---|---|---|
| سطر الموضوع | رقم الطلب، والصنف أو الحزمة، والمشروع أو الموقع، وموعد الرد | تُفتح الرسالة، ويسهل لاحقًا إيجاد كل رد ومطابقته |
| النطاق والمواصفات | وصف البند، والدرجة أو المواصفة القياسية، والعلامة أو ما يعادلها، وأرقام المخططات | يسعّر الموردون ما تحتاجه فعلًا، لا أقرب منتج لديهم |
| الكميات والوحدات | كمية ووحدة على كل بند، مطابقة لقائمة البنود | تتطابق أسعار الوحدات بين الموردين دون تحويل |
| شروط التسليم ومكانه | تسليم في الموقع أو من المصنع، والعنوان الكامل، والتاريخ المطلوب | النقل ومدة التوريد قد يحددان أي العروض هو الأرخص فعلًا |
| الشروط التجارية | العملة، والضريبة منفصلة، وشروط الدفع، وصلاحية العرض | العروض المقدمة بشروط مختلفة لا تُقارن مقارنة عادلة |
| الموعد الأخير وصيغة الرد | التاريخ والساعة، وPDF أو Excel، ورقم الطلب في الرد | الردود المتأخرة أو غير المرتبة تؤخر المقارنة كلها |
| المرفقات وبيانات التواصل | قائمة البنود أو جدول الكميات، والمخططات، واسمك وبريدك وهاتفك | تصلك الأسئلة قبل الموعد الأخير، لا بعده |
ما الذي يميز بريد طلب عرض السعر الجيد.
هل يرد الموردون، وهل تقبل ردودهم المقارنة، وأين يضيع الوقت.
ما يجعل الموردين يردون
- اسم مسؤول وشركة حقيقية، لا قائمة بنود مجردة
- نطاق يستطيعون تسعيره دون أن يضطروا إلى السؤال أولًا
- موعد رد واضح يترك وقتًا كافيًا للتسعير الدقيق
- رسالة من عنوان شخص حقيقي، فتُقرأ استفسارًا جادًا
ما يجعل العروض قابلة للمقارنة
- النطاق والكميات والوحدات نفسها لكل مورد
- عملة واحدة مطلوبة، والضريبة مذكورة منفصلة
- أساس التسليم وشروط الدفع والصلاحية نفسها للجميع
- طلب صريح بتسعير كل بند والإشارة إلى ما لا يُورَّد
أخطاء تكلف وقتًا
- رسالة واحدة وكل الموردين في خانة النسخة (CC)، فيرى كل منهم قائمتك المختصرة
- لا رقم للطلب، فتصل الردود تحت عشرات العناوين المختلفة
- لا موعد أخير، فيصل آخر عرض بعد اتخاذ القرار
- لا تذكير، فيضيع مورد جيد بسبب رسالة لم تُقرأ
كيف ترسل بريد طلب عرض سعر إلى عدة موردين في أربع خطوات.
طلب واحد، في اليوم نفسه، إلى كل من في القائمة المختصرة.
- 1
جهّز طلبًا واحدًا
اكتب الطلب مرة واحدة انطلاقًا من النموذج 1 أو 2: النطاق والكميات والتسليم والشروط وموعد الرد. أعطه رقمًا مرجعيًا وأرفق قائمة البنود، ليسعّر كل مورد الشيء نفسه.
- 2
ابنِ القائمة المختصرة
اكتب أسماء الموردين الذين ستدعوهم، مع اسم مسؤول وعنوان بريد لكل منهم. سياسات شراء كثيرة تطلب ثلاثة عروض على الأقل، فادعُ أكثر من ثلاثة.
- 3
أرسل الطلب نفسه إلى كل مورد
أرسل لكل مورد رسالته الخاصة، باسمه. لصق رسالة واحدة للجميع في خانة النسخة المخفية (BCC) يُفقدك التتبع: تختلط الردود والرسائل المرتدة والموردون الصامتون في صندوق وارد واحد. يرسل PROCAI رسالة مستقلة باسم كل مورد من عنوانك في Gmail أو Outlook.
- 4
تابع الردود وذكّر المتأخرين
احتفظ بقائمة بمن رد، ومن ارتدت رسالته، ومن لم يجب. قبل الموعد الأخير ببضعة أيام عمل، أرسل النموذج 3 إلى كل من لم يرد. يطابق PROCAI كل رد على الطلب، ويعلّم الرسائل المرتدة، ويذكّر كل مورد صامت بنقرة واحدة.
خمسة نماذج لبريد طلب عرض السعر، جاهزة للنسخ.
كل سطر موضوع يتبع صيغة واحدة: رقم الطلب، وما تشتريه، والمشروع أو الموقع، وموعد الرد. استبدل ما بين الأقواس المربعة، وأرفق قائمة البنود، ثم أرسل.
طلب أول لمورد جديد
الموضوع: طلب عرض سعر [رقم الطلب]: [الصنف أو الحزمة] لمشروع [اسم المشروع أو الموقع]، آخر موعد [التاريخ] السادة [اسم شركة المورد] المحترمين، عناية [اسم المسؤول]، تحية طيبة وبعد، أنا [اسمك]، [مسماك الوظيفي] في [اسم الشركة]، [سطر واحد عن نشاط الشركة، مثلًا: شركة مقاولات تنفذ مشاريع سكنية في الرياض]. نرغب في الحصول على عرض سعر لتوريد [الصنف أو الحزمة] لمشروع [اسم المشروع] في [المدينة]. المواصفات والكميات واردة في [قائمة البنود أو جدول الكميات] المرفق، وملخصها كالتالي: 1. [وصف البند، الدرجة أو المواصفة القياسية]: [الكمية] [الوحدة] 2. [وصف البند، الدرجة أو المواصفة القياسية]: [الكمية] [الوحدة] 3. [وصف البند، الدرجة أو المواصفة القياسية]: [الكمية] [الوحدة] التسليم: [في الموقع على العنوان الكامل، أو من المصنع]، في موعد أقصاه [التاريخ]. نرجو التسعير وفق الشروط التالية: العملة: [العملة]، مع إظهار ضريبة القيمة المضافة منفصلة بنسبة [النسبة]. شروط الدفع: [مثلًا: 30 يومًا من تاريخ الفاتورة]. الصلاحية: أن يبقى العرض ساريًا مدة لا تقل عن [عدد الأيام] يومًا. مدة التوريد: يرجى تأكيد مدة التوريد من تاريخ أمر الشراء. نرجو تسعير كل بند بالوحدة المذكورة أعلاه. وإن تعذّر عليكم توريد بند ما، أو كان لديكم بديل، فيرجى ذكر ذلك على البند نفسه. نرجو إرسال عرضكم قبل الساعة [الساعة] من يوم [التاريخ] بصيغة PDF أو Excel، مع الإبقاء على الرقم المرجعي [رقم الطلب] في موضوع الرد. ولأي استفسار، يمكنكم التواصل معي على [البريد الإلكتروني] أو [رقم الهاتف]. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام، [اسمك] [المسمى الوظيفي] [اسم الشركة] [العنوان] [رقم الهاتف]
طلب لمورد دائم
الموضوع: طلب عرض سعر [رقم الطلب]: [الصنف] لمشروع [اسم المشروع أو الموقع]، آخر موعد [التاريخ] مرحبًا [اسم المسؤول]، نرجو تزويدنا بعرض سعر للبنود التالية، للتسليم في [الموقع أو المستودع] في موعد أقصاه [التاريخ]: 1. [وصف البند]: [الكمية] [الوحدة] 2. [وصف البند]: [الكمية] [الوحدة] الشروط كما في طلبيتنا الأخيرة ما لم تبلغونا بغير ذلك: الأسعار بعملة [العملة] غير شاملة ضريبة القيمة المضافة، و[شروط الدفع]، وصلاحية العرض [عدد الأيام] يومًا. يرجى ذكر مدة التوريد. نحتاج عرضكم قبل [التاريخ]. يرجى الرد على هذه الرسالة مع الإبقاء على الرقم المرجعي [رقم الطلب]. شكرًا لكم، [اسمك] [اسم الشركة] [رقم الهاتف]
تذكير لمورد لم يرد
الموضوع: تذكير: طلب عرض سعر [رقم الطلب]، [الصنف أو الحزمة]، آخر موعد [التاريخ] السادة [اسم شركة المورد] المحترمين، عناية [اسم المسؤول]، تحية طيبة وبعد، أتابع معكم طلب عرض السعر رقم [رقم الطلب] لتوريد [الصنف أو الحزمة]، المرسل بتاريخ [تاريخ الإرسال]. آخر موعد لاستلام العروض هو [تاريخ الإغلاق]. لم يصلنا عرضكم بعد، ونود أن يكون ضمن المقارنة. هل يمكنكم تأكيد ما إذا كنتم ستقدمون عرضًا؟ إن احتجتم إلى وقت إضافي أو كان لديكم استفسار عن النطاق، فأبلغوني قبل [التاريخ] وسأنظر فيما يمكن عمله. وإن تعذّر عليكم التسعير هذه المرة، فرد قصير بذلك يفيدنا، وستبقون ضمن قائمتنا للطلبات القادمة. تجدون الطلب الأصلي ومرفقاته أدناه للرجوع إليها. مع خالص التحية، [اسمك] [اسم الشركة] [رقم الهاتف]
طلب توضيح أو عرض معدّل، لتصبح العروض قابلة للمقارنة
الموضوع: طلب عرض سعر [رقم الطلب]: توضيحات مطلوبة على عرضكم رقم [رقم عرض المورد] السادة [اسم شركة المورد] المحترمين، عناية [اسم المسؤول]، تحية طيبة وبعد، نشكركم على عرض السعر رقم [رقم عرض المورد] بتاريخ [التاريخ] لتوريد [الصنف أو الحزمة]. قبل مقارنته بالعروض الأخرى، نحتاج إلى توضيح النقاط التالية: 1. بنود ناقصة: لا يتضمن العرض [أرقام البنود أو وصفها]. يرجى تسعيرها، أو تأكيد تعذّر توريدها. 2. الوحدات: سُعِّر [البند] بوحدة [وحدة المورد]، بينما طلبنا بوحدة [وحدتنا]. يرجى إعادة ذكر السعر بوحدة [وحدتنا]. 3. الشروط: يرجى تأكيد ما إذا كانت الأسعار تشمل [التوصيل إلى الموقع، ضريبة القيمة المضافة، التنزيل]، مع ذكر شروط الدفع ومدة صلاحية العرض. نرجو إرسال عرض معدّل، أو تأكيد هذه النقاط كتابيًا، قبل [التاريخ]. لا يلزم الرد إلا على النقاط أعلاه، وبقية عرضكم تبقى كما قدمتموها. مع خالص التحية، [اسمك] [اسم الشركة] [رقم الهاتف]
خطاب رسمي لطلب عرض سعر
الموضوع: طلب عرض سعر رقم [رقم الطلب]: [الصنف أو الحزمة]، مشروع [اسم المشروع] [ترويسة الشركة] التاريخ: [التاريخ] الرقم المرجعي: [رقم الطلب] السادة [اسم شركة المورد] المحترمين عناية: [اسم المسؤول ومسماه الوظيفي] [عنوان المورد] الموضوع: طلب عرض سعر لتوريد [الصنف أو الحزمة]، مشروع [اسم المشروع] تحية طيبة وبعد، تدعوكم [اسم الشركة] إلى تقديم عرض سعر لتوريد [الصنف أو الحزمة] لمشروع [اسم المشروع]، وفق [المواصفات والمخططات وجدول الكميات] المرفقة. النطاق: [وصف مختصر للمواد أو الخدمات وكمياتها، أو: حسب الجدول المرفق]. التسليم: [شروط التسليم ومكانه]، في موعد أقصاه [التاريخ]. الأسعار: بعملة [العملة]، مع إظهار ضريبة القيمة المضافة منفصلة. شروط الدفع: [شروط الدفع]. الصلاحية: يبقى العرض ساريًا مدة [عدد الأيام] يومًا من تاريخ الإغلاق. تاريخ الإغلاق: يجب أن تصلنا العروض قبل الساعة [الساعة] من يوم [التاريخ]، على البريد الإلكتروني [البريد الإلكتروني]. يرجى ذكر الرقم المرجعي [رقم الطلب] في جميع المراسلات. ولا يُلزم هذا الطلب [اسم الشركة] بإصدار أمر شراء. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير، [الاسم] [المسمى الوظيفي] [اسم الشركة] [رقم الهاتف] | [البريد الإلكتروني] [التوقيع وختم الشركة]
ما لا يفعله النموذج.
الرسالة الجيدة تأتي بردود أفضل. لكنها لا تدير بقية العملية عنك.
- لا يكتب مواصفاتك. إذا كان النطاق غامضًا سيسعّر الموردون أشياء مختلفة مهما قالت الرسالة. نماذج طلبات عروض الأسعار المجانية حسب المادة تحمل المطالب الفنية.
- ليس مناقصة. المشتريات التي تحتاج عطاءات مغلقة أو تقييمًا بالأوزان أو لجنة مناقصات تحتاج إجراء مناقصة رسميًا، لا رسالة بريد.
- لصندوق بريدك حدود. حين يرسل PROCAI من عنوانك تسري حدود الإرسال اليومية لدى مزودك، نحو 500 رسالة يوميًا على Gmail المجاني، وتُستكمل الإرسالات الكبيرة متى سمح الصندوق.
- لا يختار PROCAI المورد. يرسل ويتتبع ويضع العروض جنبًا إلى جنب؛ أما الترسية، على السعر ومدة التوريد وسجل المورد، فتبقى لك.
قالب طلب عرض سعر مجاني، جاهز للتنزيل
نموذج طلب عرض سعر فارغ في ملف Excel، فيه جدول للبنود والشروط التجارية وعمود سعر يملؤه المورد. أرفقه بأي من الرسائل أعلاه لتعود كل العروض بالتخطيط نفسه.
بريد طلب عرض السعر، سؤال وجواب.
ماذا أكتب في سطر موضوع بريد طلب عرض السعر؟
اكتب رقم الطلب، وما تشتريه، والمشروع أو الموقع، وموعد الرد، مثلًا: طلب عرض سعر 2611، حديد تسليح للبرج B، آخر موعد 12 نوفمبر. الرقم يتيح لك وللمورد إيجاد المراسلة لاحقًا. والصنف والتاريخ يخبران المورد قبل أن يفتح الرسالة بما هو مطلوب ومدى استعجاله. واجعله قصيرًا بما يكفي ليُقرأ كاملًا في قائمة الوارد.
هل أرسل رسالة واحدة لكل الموردين أم رسالة مستقلة لكل مورد؟
أرسل رسالة مستقلة لكل مورد. الرسالة الواحدة مع الجميع في خانة النسخة (CC) تكشف قائمتك المختصرة للمنافسين، والنسخة المخفية (BCC) تجعلها تبدو رسالة جماعية وتخلط كل رد وارتداد وصمت في صندوق وارد واحد. الرسائل المستقلة باسم كل مورد تُقرأ استفسارات حقيقية ويمكن تتبعها واحدة واحدة. ويفعل PROCAI ذلك من صندوق بريدك، رسالة لكل مورد، وكل رد مطابق على الطلب.
كم أنتظر قبل أن أرسل تذكيرًا بطلب عرض السعر؟
أرسل التذكير في منتصف المدة تقريبًا، أي بعد يومين أو ثلاثة أيام عمل من الإرسال عادةً حين يكون أمام الموردين أسبوع للرد. اسأل المورد إن كان ينوي تقديم عرض، واعرض الإجابة عن أسئلته. ثم أرسل تذكيرًا أخيرًا قبل تاريخ الإغلاق بيوم أو يومين. والمورد الذي يعتذر عن التسعير يعطيك جوابًا مفيدًا أيضًا، لأنك تستطيع دعوة غيره في الوقت المناسب.
ماذا أرفق ببريد طلب عرض السعر؟
أرفق كل ما يحتاجه المورد ليسعّر دون أن يسأل: قائمة البنود أو جدول الكميات، والمخططات والمواصفات، وشروطك التجارية القياسية إن وُجدت. قائمة بنود في ملف Excel فيها عمود للسعر هي الأسهل على الموردين في التعبئة وعليك في المقارنة. ضع رقم الطلب في اسم كل ملف، واذكر كل مرفق في نص الرسالة كي لا يُغفل أي منها.
كيف أرد على عرض سعر لن أقبله؟
اشكر المورد، وأخبره أن الطلبية ذهبت إلى مورد آخر، وأبقِ الباب مفتوحًا. جملتان تكفيان: نشكركم على عرضكم لطلب عرض السعر رقم [الرقم]. في هذه المرة أصدرنا الطلبية لمورد آخر، وسندعوكم إلى طلباتنا القادمة. وإن أمكن، اذكر هل حسم الأمر السعر أم مدة التوريد. الرد القصير المهذب يُبقي العلاقة جاهزة للطلب التالي.
هل يستطيع PROCAI إرسال هذه الرسائل عني، ومن أي عنوان؟
نعم، ومن عنوانك أنت. يرسل PROCAI الطلب من صندوق بريدك الموصول، Gmail أو Microsoft 365 أو SMTP مخصص، فيرى الموردون عنوانك ويردون عليك. يتلقى كل مورد رسالة مستقلة، وتُطابَق الردود على الطلب حتى عندما يتغير سطر الموضوع. وتُعلَّم الرسائل المرتدة ويظهر الموردون الصامتون. إرسال الطلبات لا يستهلك أي رصيد، والخطة المجانية تتضمن 30 طلبًا شهريًا إلى 20 موردًا لكل طلب.
اكتب الطلب مرة واحدة، وأرسله إلى كل مورد اليوم.
اربط صندوق Gmail أو Outlook الذي تستخدمه أصلًا. إرسال الطلبات مجاني في كل الخطط، والخطة المجانية لا تحتاج إلى بطاقة ائتمان.