تفريغ العطاءات، من فتح المظاريف إلى التوصية بالترسية.
سجّل كل عطاء، وراجع الملاحق والضمان الابتدائي والحساب، ثم سوِّ النطاق ورتّب العطاءات. نزّل قالب Excel المجاني، أو ارفع العطاءات ودع PROCAI يضع أسعارها جنبًا إلى جنب.
ما هو تفريغ العطاءات؟
تفريغ العطاءات، ويُسمى أيضًا جدولة العطاءات، هو سجل كل العطاءات المقدمة لعقد واحد موضوعة جنبًا إلى جنب: مقدم العطاء، والعطاء الأساسي، والبدائل، وأسعار الوحدات وإجماليات البنود، والملاحق التي أقرّ بها، والضمان الابتدائي، وأي استثناءات أو تحفظات. يُملأ عند فتح المظاريف لتسجيل ما قدّمه كل مقدم عطاء، ثم يُستخدم لمراجعة كل عطاء وتحديد أقل عطاء مطابق. وفي مشاريع الإنشاءات الحكومية يكون غالبًا السجل الرسمي لفتح المظاريف.
يتناول هذا الدليل جانب الإنشاءات والمناقصات العامة من تفريغ العطاءات. أما المقارنة العامة بين عروض الموردين فتجدها في دليل جدول المقارنة بين عروض الأسعار. يقرأ PROCAI العطاءات نفسها بصيغ PDF وExcel وWord والصور، ويضع أسعارها جنبًا إلى جنب بندًا بندًا، فتراجع ورقة جاهزة بدل إعادة كتابة كل عطاء.
ما يسجله تفريغ العطاءات، وما يكشفه كل عمود.
سبعة أعمدة تحوّل قائمة أسعار إلى سجل تستطيع الدفاع عنه عند الترسية.
| ما يسجله التفريغ | ما يُكتب فيه | ما يكشفه |
|---|---|---|
| مقدم العطاء ووقت الاستلام | اسم الشركة، ووقت وصول العطاء وتاريخه، ومن فتحه | العطاءات المتأخرة، والشركات غير المؤهلة مسبقًا حيث يوجد تأهيل مسبق |
| الملاحق المُقرّ بها | رقم كل ملحق أقرّ مقدم العطاء باستلامه في نموذج العطاء | عطاءات مسعّرة على مخططات أو مواصفات حلّ غيرها محلها |
| الضمان الابتدائي | خطاب ضمان بنكي أو سند ضمان، بقيمته وصيغته | ضمان ناقص أو مفقود، وهو عادةً يجعل العطاء الحكومي غير مطابق |
| العطاء الأساسي | السعر الإجمالي للنطاق كما في المخططات والمواصفات | نقطة المقارنة الأولى، قبل أن تغيّرها البدائل والتصحيحات |
| البدائل | كل بديل بالإضافة أو بالخصم، مسعّرًا منفصلًا | بدائل غير مسعّرة، وعطاء أساسي منخفض يفقد ترتيبه بعد إضافة البدائل |
| أسعار الوحدات وإجماليات البنود | سعر الوحدة مضروبًا في الكمية لكل بند، ومجموعها إجمالي العطاء | الأخطاء الحسابية بين أسعار الوحدات وإجماليات البنود والإجمالي المذكور |
| الاستثناءات والتحفظات | النطاق الذي استبعده مقدم العطاء والشروط التي أضافها | ثغرات تجعل العطاء المنخفض يبدو أرخص مما هو فعلًا |
قالبان، وطريقة أسرع لملئهما.
استخدم تفريغ العطاءات للعقود وحزم أعمال الباطن، ومصفوفة المقارنة للسلع.
قالب تفريغ العطاءات المجاني
- أربعة مقدمي عطاءات، مع العطاء الأساسي كما قُدّم وصف لتصحيح الأخطاء الحسابية
- خمسة بدائل، يُضاف كل منها أو يُستبعد لكل مقدمي العطاءات معًا
- 14 بندًا من النطاق تُعلَّم بنعم أو لا أو غير واضح، مع مخصص لكل ثغرة
- الإجمالي بعد التسوية، والفرق عن الميزانية، والترتيب بدءًا من L1، وخانات الاعتماد
للسلع: مصفوفة مقارنة الموردين
- صف لكل صنف، فيبقى المنتج نفسه من كل الموردين في سطر واحد
- سعر الوحدة وإجمالي البند لخمسة موردين، والأقل في كل صف باللون الأخضر
- رسوم التوصيل والخصم وضريبة القيمة المضافة والعملة وإجمالي بالدولار الأمريكي
- مدة التسليم وشروط الدفع وصلاحية العرض والضمان تحت الأسعار
ما يفعله PROCAI بالعطاءات
- يقرأ العطاءات بصيغ PDF وExcel وWord والصور، بما فيها العربية
- يطابق أسعار الوحدات بندًا بندًا، وتبقى ظاهرةً البنود التي سعّرها بعض المتقدمين فقط
- يحسب الإجماليات ويراجع كل عمود على الإجمالي المطبوع في العطاء
- حتى خمسة عطاءات في الورقة في الخطة المجانية وعشرة في الخطط المدفوعة، مع التصدير إلى Excel أو PDF
كيف تُعد تفريغ العطاءات في خمس خطوات.
من فتح المظاريف إلى توصية جاهزة لتوقيع المعتمِد.
- 1
افتح العطاءات وسجّل كلًا منها
في الموعد المحدد افتح العطاءات المستلمة، وسجّل كل مقدم عطاء ووقت وصول عطائه والسعر كما قُرئ. دوّن أي عطاء وصل متأخرًا. واتبع إجراءات الفتح في وثائق المناقصة، فالجهات الحكومية تفتح المظاريف عادةً علنًا وتقرأ الأسعار.
- 2
تأكد من مطابقة كل عطاء
تأكد من أن نموذج العطاء موقّع، وأن كل ملحق مُقرّ به، وأن الضمان الابتدائي بالقيمة والصيغة المطلوبتين، وأن كل بند مسعّر. سجّل سبب إخفاق أي عطاء في أي من ذلك. ووثائق المناقصة هي التي تحدد ما يمكن التجاوز عنه.
- 3
راجع الحساب
اضرب سعر كل وحدة في كميتها، واجمع إجماليات البنود، وقارن المجموع بالإجمالي المذكور. طبّق قاعدة التصحيح في تعليمات مقدمي العطاءات، وغالبًا يُعتمد سعر الوحدة، وسجّل العطاء المصحَّح بجانب الأصلي.
- 4
أضف البدائل وسوِّ النطاق
أضف البدائل التي ينوي المالك قبولها بالطريقة التي تحددها وثائق المناقصة. اذكر كل استثناء وتحفظ. وفي العطاءات الخاصة وعطاءات مقاولي الباطن، سعّر كل ثغرة بالمخصص نفسه لكل مقدمي العطاءات. أما في المناقصات العامة فقد يكون العطاء المتحفظ غير مطابق أصلًا.
- 5
رتّب العطاءات وقدّم التوصية
رتّب العطاءات على الإجماليات المصحّحة بعد التسوية. تأكد من أن صاحب العطاء الأقل مؤهل: الترخيص والخبرة والقدرة والمراجع. احسم الأسئلة المفتوحة كتابيًا، ثم اكتب التوصية واطلب توقيع التفريغ ممن تحددهم صلاحيات الاعتماد لديك.
ما لا يقرره تفريغ العطاءات.
التفريغ يسجّل ويقارن. أما الترسية فتبقى للأنظمة والتقدير.
- الرقم الأقل ليس تلقائيًا أقل عطاء مطابق. ملحق غير مُقرّ به، أو ضمان ابتدائي ناقص، أو نطاق عليه تحفظ، قد يخرجه من المنافسة.
- التفريغ وحده لا يقيّم تأهيل مقدم العطاء. الترخيص والخبرة والملاءة المالية والأداء السابق مراجعة منفصلة.
- الجهات الحكومية تتبع أنظمة المشتريات الخاصة بها. ففتح المظاريف وتصحيح الأخطاء والبدائل والترسية تتبع وثائق المناقصة والنظام الحاكم، وPROCAI ليس نظامًا للمظاريف المغلقة ولا للمناقصات الإلكترونية.
- لا يختار PROCAI الفائز، وقد يخطئ في قراءة مسح رديء أو خط يدوي أو تخطيط غير مألوف. راجع كل رقم على العطاءات الأصلية قبل التوقيع.
قوالب مجانية جاهزة للتنزيل
قالب تفريغ العطاءات مصمم لعطاءات مقاولي الباطن: أربعة مقدمي عطاءات، والعطاء الأساسي مع تصحيح الأخطاء الحسابية، والبدائل، وقائمة من 14 بندًا للنطاق مع المخصصات، والإجمالي بعد التسوية والترتيب، وملاحظات لكل مقدم عطاء، وخانات الاعتماد. أما قالب مقارنة عروض الأسعار فللسلع المسعّرة بندًا بندًا. كلاهما يُفتح في Excel، ومعه ورقة طريقة الاستخدام، ومتاح بالعربية.
تفريغ العطاءات، سؤال وجواب.
ما الفرق بين العطاء المطابق ومقدم العطاء المؤهل؟
العطاء المطابق هو عطاء يستوفي وثائق المناقصة في كل جانب جوهري، أما مقدم العطاء المؤهل فهو شركة قادرة على تنفيذ العقد. تُراجع المطابقة على العطاء نفسه: نموذج موقّع، وملاحق مُقرّ بها، وضمان ابتدائي، وكل البنود مسعّرة، ولا تحفظات جوهرية. ويُراجع التأهيل على الشركة: الترخيص والخبرة والملاءة المالية والقدرة والأداء السابق. وكثير من العقود الحكومية تُرسى على أقل عطاء يجمع الأمرين.
إذا اختلف سعر الوحدة عن إجمالي البند، فأيهما يُعتمد؟
سعر الوحدة عادةً، لكن تعليمات مقدمي العطاءات هي التي تحسم. تنص وثائق مناقصات حكومية كثيرة على أن سعر الوحدة هو المعتمد ويُصحَّح إجمالي البند، وعلى أن المبلغ المكتوب بالحروف يتقدم على الأرقام عند اختلافهما. طبّق القاعدة المذكورة بالطريقة نفسها على كل العطاءات، وسجّل الإجمالي المصحَّح بجانب الأصلي في التفريغ، واحتفظ بملاحظة عن كل تصحيح في الملف.
كيف تؤثر البدائل في تحديد صاحب العطاء الأقل؟
قد تغيّر الترتيب، لذا ينبغي أن تحدد وثائق المناقصة مسبقًا كيف تُحتسب البدائل. والطريقة الشائعة هي العطاء الأساسي مضافًا إليه البدائل التي يقرر المالك قبولها، وغالبًا بترتيب ورودها في الوثائق. ثبّت هذا الاختيار قبل الترتيب، وطبّقه على كل مقدمي العطاءات، وتأكد من أن كلًا منهم سعّر البدائل التي تضيفها.
ما الفرق بين تفريغ العطاءات وتسوية العطاءات؟
تفريغ العطاءات يسجّلها كما قُدّمت وبعد تصحيحها، أما تسوية العطاءات فتعدّلها لتغطي النطاق نفسه. فالتسوية تضيف البدائل المقبولة ومخصصًا لكل استثناء، لتعطي إجماليًا بعد التسوية لكل مقدم عطاء. ويسوّي المقاولون الرئيسيون عطاءات مقاولي الباطن بشكل معتاد. أما في المناقصات العامة بالمظاريف المغلقة فالمجال أضيق، لأن العطاء الذي يستبعد نطاقًا مطلوبًا يكون غالبًا غير مطابق. والقالب المجاني يجمع الأمرين.
متى أستخدم مصفوفة مقارنة الموردين بدل تفريغ العطاءات؟
استخدم مصفوفة مقارنة الموردين حين تشتري سلعًا مسعّرة صنفًا صنفًا، وتفريغ العطاءات حين ترسي عقدًا أو حزمة أعمال باطن. تحتفظ المصفوفة بصف لكل صنف فيه سعر الوحدة وإجمالي البند لكل مورد، ثم مدة التسليم وشروط الدفع وصلاحية العرض والضمان. وقالب مقارنة عروض الأسعار المجاني معدّ بهذه الطريقة لخمسة موردين.
هل يستطيع PROCAI إعداد تفريغ العطاءات من العطاءات التي وصلتني؟
نعم، في جانب الأسعار. ارفع العطاءات بصيغ PDF أو Excel أو Word أو صور، فيصفّ PROCAI أسعارها بندًا بندًا ويحسب الإجماليات ويراجع كل عمود على الإجمالي المطبوع في العطاء. والعطاء المقطوع دون تفصيل يُقارن في سطر واحد. التكلفة 3 أرصدة من عطاءين إلى خمسة، و5 أرصدة من ستة إلى عشرة، ويحصل كل حساب جديد على 8 أرصدة مجانية مرة واحدة. أما الملاحق والضمان الابتدائي وتأهيل مقدمي العطاءات فتبقى لك.
أحضر العطاءات التي وصلتك وشاهدها جنبًا إلى جنب.
ارفعها كما وصلت وراجع الورقة على الملفات الأصلية. البداية مجانية، من دون بطاقة ائتمان.